home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ CompuServe - Multimedia W…shop 1995 February/March / CompuServe Multimedia Workshop February-March 1995 (Metatec Corporation)(1994).iso / entrprs / legal / freedom / foia.doc
Text File  |  1995-01-18  |  57KB  |  1,060 lines
  1.  
  2. Copies of the original document can be ordered from the Government
  3. Printing Office (202) -    - for $3.00 each?. Document #
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.                                       
  9. A Citizens Guide on Using the Freedom of Information Act and the
  10. Privacy  Act  of 1974 to Request Government Records
  11.  
  12.  102nd Congress
  13.  
  14.  House Report. 102-146
  15.  
  16. July 10, 1991
  17.  
  18. Committed to the Committee of the Whole House on the State of the Union
  19. and ordered to be printed
  20.  
  21. Sponsor: Mr. Conyers, from the Committee on Government Operations,
  22. submitted the following:
  23.  
  24. Fourth Report
  25.  
  26. Conference Report
  27.  
  28.    based on a study by the government information, justice, and
  29. agriculture subcommittee
  30.  
  31.  
  32.    On June 26, 1991, the Committee on Government Operations approved
  33. and adopted a report entitled "A Citizens Guide on Using the Freedom of
  34. Information Act and the  Privacy  Act of 1974 to Request Government
  35. Records." The chairman was directed to transmit a copy to the Speaker
  36. of the House.
  37.  
  38.    I. Preface
  39.  
  40.    In 1977, the House Committee on Government Operations issued the
  41. first Citizens Guide on how to request records from federal agencies.
  42. The original Guide was reprinted many times and widely distributed. The
  43. Superintendent of Documents at the Government Printing Office reported
  44. that almost 50,000 copies were sold between 1977 and 1986 when the
  45. guide went out of print. In addition, thousands of copies were
  46. distributed by the House Committee on Government Operations, Members of
  47. Congress, the Congressional Research Service, and other federal
  48. agencies. The original Citizens Guide is one of the most widely read
  49. congressional committee reports in history.  A Citizens Guide on How to
  50. Use the Freedom of Information Act and the  Privacy  Act in Requesting
  51. Government Documents, House Report No. 95-796, 95th Cong., 1st Sess.
  52. (1977).
  53.  
  54.    In 1987, the Committee issued a revised Citizens Guide. The new
  55. edition was prepared to reflect changes to the Freedom of Information
  56. Act made during 1986. As a result of special efforts by the
  57. Superintendent of Documents at the Government Printing Office, the
  58. availability of the new Guide was well publicized. The 1987 edition
  59. appeared on GPOs "Best Seller" list in the months following its
  60. issuance. A Citizens Guide on Using the Freedom of Information Act and
  61. the  Privacy  Act of 1974 To Request Government Records, House Report
  62. No. 100-199, 100th Cong., 1st Sess.  (1987).
  63.  
  64.    During the 100th Congress, major amendments were made to the
  65. Privacy  Act of 1974. The Computer Matching and  Privacy  Protection
  66. Act of 1988  added new provisions to the  Privacy  Act and changed
  67. several existing requirements.
  68.  
  69.    None of the changes affects a citizens rights to request or see
  70. records held by federal agencies. However, some of the information in
  71. the 1987 Guide became outdated as a result, and a third edition was
  72. issued in 1989.  Public Law 100-503. A Citizens Guide on Using the
  73. Freedom of Information Act and the  Privacy Act of 1974 To Request
  74. Government Records, House Report No.  101-193, 101st Cong., 1st Sess.
  75. (1989).
  76.  
  77.    During the 101st Congress, the  Privacy  Act of 1974 was amended
  78. through further adjustments to the Computer Matching and  Privacy
  79. Protection Act of 1988. The changes do not affect access rights. This
  80. fourth edition of the Citizens Guide reflects all changes to the FOIA
  81. and  Privacy  Act made through the end of 1990. Minor editorial changes
  82. have also been made.
  83.  
  84.    II. Introduction
  85.  
  86.     A popular Government without popular information or the means of
  87. acquiring it, is but a Prologue to a Farce or a Tragedy or perhaps
  88. both.  Knowledge will forever govern ignorance, and a people who mean
  89. to be their own Governors, must arm themselves with the power knowledge
  90. gives. James Madison  Letter to W.T. Barry, August 4, 1822, in G.P.
  91. Hunt, ed., IX The Writings of James Madison 103 (1910).
  92.  
  93.     The Committee wishes to acknowledge the assistance of Harold C.
  94. Relyea, Specialist, American National Government, Government Division,
  95. Congressional Research Service, in the preparation of this report.
  96.  
  97.    The Freedom of Information Act (FOIA) establishes a presumption that
  98. records in the possession of agencies and departments of the Executive
  99. Branch of the United States government are accessible to the people.
  100. This was not always the approach to federal information disclosure
  101. policy.  Before enactment of the FOIA in 1966, the burden was on the
  102. individual to establish a right to examine these government records.
  103. There were no statutory guidelines or procedures to help a person
  104. seeking information.  There were no judicial remedies for those denied
  105. access.
  106.  
  107.    With the passage of the FOIA, the burden of proof shifted from the
  108. individual to the government. Those seeking information are no longer
  109. required to show a need for information. Instead, the "need to know"
  110. standard has been replaced by a "right to know" doctrine. The
  111. government now has to justify the need for secrecy.
  112.  
  113.    The FOIA sets standards for determining which records must be
  114. disclosed and which records can be withheld. The law also provides
  115. administrative and judicial remedies for those denied access to
  116. records. Above all, the statute requires federal agencies to provide
  117. the fullest possible disclosure of information to the public.
  118.  
  119.    The  Privacy  Act of 1974 is a companion to the FOIA. The  Privacy
  120. Act regulates federal government agency record keeping and disclosure
  121. practices. The Act allows most individuals to seek access to federal
  122. agency records about themselves. The Act requires that personal
  123. information in agency files be accurate, complete, relevant, and
  124. timely. The subject of a record may challenge the accuracy of
  125. information. The Act requires that agencies obtain information directly
  126. from the subject of the record and that information gathered for one
  127. purpose not be used for another purpose.  As with the FOIA, the
  128. Privacy  Act provides civil remedies for individuals whose rights have
  129. been violated.
  130.  
  131.    Another important feature of the  Privacy  Act is the requirement
  132. that each federal agency publish a description of each system of
  133. records maintained by the agency that contains personal information.
  134. This prevents agencies from keeping secret records.
  135.  
  136.    The  Privacy  Act also restricts the disclosure of personally
  137. identifiable information by federal agencies. Together with the FOIA,
  138. the  Privacy  Act permits disclosure of most personal files to the
  139. individual who is the subject of the files. The two laws restrict
  140. disclosure of personal information to others when disclosure would
  141. violate  privacy  interests.
  142.  
  143.    While both the FOIA and the  Privacy  Act support the disclosure of
  144. agency records, both laws also recognize the legitimate need to
  145. restrict disclosure of some information. For example, agencies may
  146. withhold information properly classified in the interest of national
  147. defense or foreign policy, trade secrets, and criminal investigatory
  148. files. Other specifically defined categories of confidential
  149. information may also be withheld.
  150.  
  151.    The essential feature of both laws is that they make federal
  152. agencies accountable for information disclosure policies and practices.
  153. While neither law grants an absolute right to examine government
  154. documents, both laws establish the right to request records and to
  155. receive a response to the request. If a record cannot be released, the
  156. requester is entitled to be told the reason for the denial. The
  157. requester also has a right to appeal the denial and, if necessary, to
  158. challenge it in court.
  159.  
  160.    These procedural rights granted by the FOIA and the  Privacy  Act
  161. make the laws valuable and workable. As a result, the disclosure of
  162. federal government information cannot be controlled by arbitrary or
  163. unreviewable actions.
  164.  
  165.    III. Recommendations
  166.  
  167.    The Committee recommends that this Citizens Guide be made widely
  168. available at low cost to anyone who has an interest in obtaining
  169. documents from the federal government. The Government Printing Office
  170. and federal agencies subject to the Freedom of Information Act and th